Política de Privacidade

A KMM Negócios Digitais LTDA, inscrita no CNPJ sob nº 67.798.836/0001-54, responsável pela plataforma Kivoly, disponível em kivoly.com, respeita a privacidade e a proteção dos dados pessoais tratados no contexto de seus serviços.

Esta Política de Privacidade explica quais dados pessoais podem ser tratados pela Kivoly, para quais finalidades, com quem podem ser compartilhados, por quanto tempo podem ser mantidos e quais direitos podem ser exercidos pelos titulares.

Para contato sobre privacidade e proteção de dados:

E-mail: contato@kivoly.com

1. A quem esta Política se aplica

1.1. Esta Política se aplica ao tratamento de dados pessoais realizado no contexto da utilização da Kivoly.

1.2. A plataforma envolve principalmente duas categorias de titulares:

• a) Usuários: personal trainers que criam uma conta e utilizam ou contratam a Kivoly.
• b) Alunos: pessoas cujos dados são cadastrados na plataforma pelos respectivos personal trainers.

1.3. Os alunos cadastrados não são, no modelo atual da Kivoly, usuários diretos da plataforma e não precisam possuir conta própria.

1.4. Esta distinção é importante porque o papel da Kivoly no tratamento dos dados pode variar conforme a finalidade e as decisões tomadas em cada operação.

2. Papéis no Tratamento de Dados

2.1. Nos termos da legislação aplicável, controlador é quem toma as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais, enquanto operador realiza tratamento de dados pessoais em nome do controlador.

2.1. Dados dos usuários da Kivoly

2.2. A Kivoly atua como controladora dos dados pessoais dos personal trainers quando determina as finalidades e os meios essenciais do tratamento relacionado, por exemplo, a:

• a) criação e administração da conta;
• b) contratação e gestão da assinatura;
• c) atendimento ao usuário;
• d) segurança da plataforma;
• e) prevenção a fraude e abuso;
• f) cumprimento de obrigações legais ou regulatórias;
• g) defesa e exercício de direitos; e
• h) análise e melhoria de seus próprios serviços, observados os limites legais aplicáveis.

2.2. Dados dos alunos

2.3. Em regra, o personal trainer determina quais alunos serão cadastrados, quais dados serão inseridos e para quais finalidades profissionais essas informações serão utilizadas.

2.4. Nesse contexto, o personal trainer atua como controlador dos dados de seus alunos, quando assim caracterizado pela legislação.

2.5. A Kivoly atua como operadora quando realiza o tratamento desses dados em nome do personal trainer e conforme suas instruções e as funcionalidades contratadas ou habilitadas.

2.6. Determinadas operações necessárias à segurança, integridade, prevenção a fraude, cumprimento de obrigações legais ou proteção dos próprios direitos da Kivoly poderão envolver tratamentos definidos pela própria Kivoly, hipótese em que o respectivo papel será analisado de acordo com a operação concreta.

2.7. A simples definição contratual de determinado agente como controlador ou operador não substitui a análise das atividades efetivamente desempenhadas por cada parte.

3. Dados dos Personal Trainers

3.1. A Kivoly poderá tratar, conforme o cadastro e as funcionalidades utilizadas:

• a) nome;
• b) endereço de e-mail;
• c) telefone;
• d) CPF;
• e) endereço;
• f) CREF;
• g) informações relacionadas à assinatura e pagamentos;
• h) plano contratado;
• i) status da assinatura;
• j) informações de atendimento e suporte;
• k) informações de utilização da plataforma; e
• l) registros técnicos e de segurança, quando disponíveis e necessários.

3.2. Dados relacionados ao cartão ou instrumento de pagamento poderão ser processados diretamente pelo prestador de serviços de pagamento, sem que a Kivoly necessariamente tenha acesso aos dados completos do cartão.

4. Dados dos Alunos

4.1. O personal trainer poderá cadastrar na Kivoly informações de seus alunos, incluindo:

• a) nome;
• b) dados de contato;
• c) data de nascimento;
• d) data de entrada como aluno; e
• e) informações relacionadas à data de vencimento da mensalidade mantida entre o aluno e o personal trainer.

4.2. A Kivoly não recebe o pagamento das mensalidades que os alunos devem aos respectivos personal trainers apenas pelo fato de registrar a respectiva data de vencimento.

4.3. Conforme o desenho atual da plataforma, não são necessários para o cadastro comum dados de treino, diagnósticos, doenças, lesões, medicamentos ou outros dados relativos à saúde do aluno.

4.4. A Kivoly orienta os usuários a não inserirem dados pessoais sensíveis ou outras informações excessivas em campos livres ou conversas com o assistente quando essas informações não forem necessárias para a utilização da funcionalidade.

5. Dados de Adolescentes

5.1. A Kivoly adota, para o modelo atual da plataforma, idade mínima de 16 (dezesseis) anos para alunos cadastrados.

5.2. O personal trainer não deverá cadastrar na Kivoly aluno com idade inferior a 16 anos.

5.3. Quando houver tratamento de dados de adolescentes, deverão ser observados seus direitos e seu melhor interesse, conforme a legislação aplicável.

5.4. Caso a Kivoly identifique cadastro incompatível com a idade mínima adotada, poderá solicitar correção ou adotar medidas adequadas para interromper o tratamento indevido.

6. Como os Dados do Usuário são Utilizados

6.1. Os dados do personal trainer poderão ser utilizados para:

• a) criar e autenticar sua conta;
• b) disponibilizar as funcionalidades da Kivoly;
• c) identificar o usuário;
• d) administrar o plano contratado;
• e) processar e acompanhar pagamentos;
• f) realizar cobranças e informar falhas de pagamento;
• g) administrar upgrades, downgrades e cancelamentos;
• h) prestar suporte e atendimento;
• i) enviar avisos relacionados à conta e ao serviço;
• j) prevenir fraude, abuso e acessos não autorizados;
• k) proteger a segurança da plataforma;
• l) cumprir obrigações legais ou regulatórias;
• m) exercer ou defender direitos;
• n) produzir métricas e análises relacionadas ao funcionamento e melhoria da plataforma; e
• o) disponibilizar funcionalidades de inteligência artificial e automação solicitadas ou habilitadas pelo usuário.

7. Como os Dados dos Alunos são Utilizados

7.1. Quando tratados por conta do personal trainer, os dados dos alunos poderão ser utilizados pela Kivoly para:

• a) permitir cadastro e gestão dos alunos;
• b) organizar dados de contato;
• c) registrar a entrada de novos alunos;
• d) registrar informações relacionadas ao vencimento das mensalidades administradas pelo personal;
• e) executar lembretes;
• f) executar automações habilitadas pelo personal;
• g) permitir o funcionamento do assistente de inteligência artificial;
• h) realizar comunicações operacionais e de relacionamento configuradas no serviço;
• i) manter a segurança e integridade da plataforma; e
• j) executar outras funcionalidades solicitadas pelo controlador e compatíveis com o serviço contratado.

7.2. A Kivoly buscará limitar o tratamento às informações necessárias para cada funcionalidade.

8. Bases Legais

8.1. A Kivoly não utiliza uma única base legal para todos os tratamentos.

8.2. A hipótese jurídica aplicável dependerá da finalidade, da categoria do titular, do papel desempenhado pela Kivoly e das circunstâncias concretas do tratamento.

8.3. No tratamento dos dados dos próprios usuários, poderão ser aplicáveis, conforme o caso, hipóteses relacionadas a:

• a) execução de contrato ou procedimentos preliminares relacionados ao contrato;
• b) cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• c) exercício regular de direitos;
• d) legítimo interesse, quando presentes os requisitos legais e observados os direitos e liberdades fundamentais do titular; e
• e) consentimento, quando essa for a hipótese adequada e legalmente exigida.

8.4. Nos tratamentos realizados pela Kivoly como operadora dos dados dos alunos, compete ao respectivo controlador identificar e observar a hipótese jurídica adequada para o tratamento que determinar, cabendo à Kivoly tratar os dados de acordo com suas instruções legítimas e com a legislação aplicável.

8.5. O consentimento não será utilizado artificialmente como fundamento universal para todos os tratamentos realizados na plataforma.

9. Inteligência Artificial

9.1. A Kivoly utiliza recursos de inteligência artificial em funcionalidades destinadas a auxiliar o personal trainer e executar determinadas automações.

9.2. Entre as funções previstas estão:

• a) assistência conversacional ao personal trainer;
• b) identificação de eventos relevantes para a gestão;
• c) geração ou apoio a lembretes; e
• d) execução de automações previamente habilitadas.

9.3. A IA poderá receber informações necessárias ao contexto da funcionalidade, incluindo, conforme o caso:

• a) nome ou contato do aluno;
• b) informação de entrada de novo aluno;
• c) data de vencimento da mensalidade do aluno perante o personal; e
• d) contexto necessário à assistência solicitada pelo usuário.

9.4. A Kivoly buscará aplicar o princípio de minimização, evitando disponibilizar à IA informações que não sejam necessárias para a respectiva tarefa.

9.5. A IA não possui autorização geral para tomar decisões profissionais autônomas em nome do personal trainer.

9.6. As ações automáticas executadas pela plataforma devem corresponder a funcionalidades e automações previamente habilitadas.

9.7. A infraestrutura de IA atualmente utilizada está integrada à infraestrutura tecnológica fornecida pela Base44.

9.8. Recursos disponibilizados pela Base44 poderão, conforme sua arquitetura técnica, envolver provedores ou modelos de inteligência artificial de terceiros.

9.9. A Kivoly deverá manter acompanhamento das condições aplicáveis aos fornecedores envolvidos no processamento por IA e adotar medidas compatíveis com suas obrigações de proteção de dados.

9.10. A Kivoly não afirma nesta Política que os dados enviados à infraestrutura de IA jamais sejam utilizados para treinamento de modelos enquanto essa condição não estiver tecnicamente e contratualmente confirmada junto aos respectivos fornecedores.

9.11. Caso sejam identificadas mudanças materiais na forma de utilização, retenção ou compartilhamento desses dados, esta Política deverá ser atualizada e serão adotadas as medidas adicionais cabíveis.

10. Automações e WhatsApp

10.1. A Kivoly poderá permitir que o personal trainer habilite automações de relacionamento com seus alunos.

10.2. No fluxo atualmente previsto, um novo aluno poderá receber comunicações automatizadas nos dias 0, 1, 3, 7, 15 e 30 após sua entrada no respectivo fluxo.

10.3. Essas comunicações possuem caráter predominantemente informativo e de relacionamento.

10.4. Outras notificações poderão ser direcionadas ao próprio personal trainer para que ele realize pessoalmente a comunicação com o aluno.

10.5. As comunicações automáticas destinadas ao aluno poderão ocorrer por WhatsApp.

10.6. O personal trainer poderá desativar a automação no painel.

10.7. A Kivoly pretende disponibilizar mecanismo adequado para que solicitações de interrupção dessas comunicações sejam respeitadas, inclusive quando manifestadas pelo próprio destinatário, conforme as capacidades técnicas da integração utilizada.

10.8. O personal trainer deverá respeitar pedidos de interrupção recebidos diretamente de seus alunos.

10.9. A Kivoly não autoriza a utilização dessas funcionalidades para spam, comunicações fraudulentas ou envio massivo de mensagens incompatíveis com a relação existente entre personal e aluno.

11. Pagamentos

11.1. Os pagamentos das assinaturas pagas da Kivoly são processados por prestador especializado, atualmente a Stripe.

11.2. A Stripe poderá tratar dados necessários ao processamento do pagamento de acordo com suas próprias responsabilidades e condições de privacidade.

11.3. A Kivoly poderá receber informações relacionadas ao resultado das transações, como:

• a) identificação da cobrança;
• b) valor;
• c) plano;
• d) data;
• e) status do pagamento; e
• f) informações necessárias à gestão da assinatura.

11.4. A Kivoly não precisa armazenar o número completo do cartão quando o processamento é realizado diretamente pela infraestrutura do prestador de pagamentos.

12. Hospedagem e Infraestrutura

12.1. A infraestrutura principal de hospedagem e banco de dados da Kivoly é atualmente fornecida pela Base44.

12.2. Dados pessoais tratados na plataforma poderão, portanto, ser processados na infraestrutura disponibilizada por esse fornecedor e por eventuais subprocessadores necessários à prestação dos serviços contratados.

12.3. A Kivoly deverá manter avaliação razoável dos fornecedores utilizados e adotar medidas contratuais e técnicas compatíveis com suas responsabilidades.

13. Analytics e Tecnologias de Navegação

13.1. A Kivoly poderá utilizar ferramentas de análise, incluindo Google Analytics, para compreender a utilização de seu site e de seus serviços, produzir métricas e melhorar a experiência dos usuários.

13.2. Dependendo da configuração utilizada, essas tecnologias poderão tratar informações como:

• a) identificadores técnicos;
• b) informações do dispositivo e navegador;
• c) páginas ou funcionalidades acessadas;
• d) eventos de navegação;
• e) origem do acesso; e
• f) informações técnicas relacionadas à sessão.

13.3. O uso de cookies e tecnologias equivalentes será detalhado na Política de Cookies da Kivoly.

13.4. Quando exigido pela legislação aplicável, serão disponibilizados mecanismos adequados para gerenciamento das tecnologias não essenciais.

14. Compartilhamento com Terceiros

14.1. A Kivoly não comercializa dados pessoais dos usuários ou alunos como produto.

14.2. Dados poderão ser compartilhados ou disponibilizados a fornecedores quando necessário para operação da plataforma.

14.3. As categorias de fornecedores podem incluir:

• a) hospedagem e banco de dados;
• b) infraestrutura de inteligência artificial;
• c) processamento de pagamentos;
• d) comunicação por WhatsApp, SMS ou serviços equivalentes;
• e) envio de e-mails transacionais;
• f) analytics e métricas;
• g) segurança e prevenção a fraude; e
• h) outros prestadores necessários ao funcionamento da plataforma.

14.4. Entre os fornecedores atualmente identificados estão Base44, Stripe e Google Analytics.

14.5. O fornecedor efetivo utilizado para determinadas comunicações por WhatsApp, SMS e e-mail deverá ser mantido atualizado nos registros internos da Kivoly e refletido nesta Política quando sua identificação pública for necessária para assegurar transparência adequada.

14.6. Dados também poderão ser compartilhados quando necessário para:

• a) cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• b) atendimento a ordem judicial ou requisição válida de autoridade competente;
• c) exercício ou defesa de direitos;
• d) investigação de fraude ou incidente de segurança; ou
• e) proteção da Kivoly, de seus usuários, titulares ou terceiros, dentro dos limites legais.

15. Transferência Internacional de Dados

15.1. Alguns fornecedores tecnológicos utilizados pela Kivoly poderão possuir infraestrutura, empresas do mesmo grupo ou subprocessadores localizados fora do Brasil.

15.2. Nessas situações, poderá ocorrer transferência internacional ou tratamento internacional de dados pessoais.

15.3. Quando aplicável, a Kivoly adotará mecanismos juridicamente adequados para a transferência internacional e medidas destinadas à proteção dos dados pessoais nos termos da legislação brasileira.

15.4. A localização concreta e os mecanismos aplicáveis dependerão da infraestrutura e dos fornecedores utilizados em cada operação.

16. Retenção dos Dados

16.1. Os dados pessoais serão mantidos pelo período necessário para cumprir as finalidades que justificaram seu tratamento, observadas as obrigações legais, contratuais e o exercício regular de direitos.

16.2. Os dados da conta do personal trainer poderão ser mantidos durante a relação com a Kivoly e posteriormente pelo período necessário para cumprimento de obrigações legais, resolução de controvérsias, segurança e exercício regular de direitos.

16.3. Em relação aos dados dos alunos tratados em nome do personal, o usuário poderá realizar exclusões conforme as funcionalidades disponibilizadas pela plataforma.

16.4. O personal trainer não deverá utilizar a Kivoly como arquivo permanente de dados de ex-alunos sem finalidade legítima e atual.

16.5. A Kivoly poderá estabelecer períodos máximos de retenção para dados de alunos arquivados ou inativos.

16.6. A exclusão de um registro poderá não resultar em eliminação instantânea de todas as cópias técnicas quando houver necessidade temporária de manutenção em backups, registros de segurança, cumprimento de obrigação legal ou exercício regular de direitos.

16.7. Encerradas as finalidades e ausentes hipóteses legais de conservação, os dados deverão ser eliminados, anonimizados ou submetidos a outra medida juridicamente adequada.

17. Cancelamento e Downgrade

17.1. O cancelamento de uma assinatura paga não provoca exclusão imediata da conta.

17.2. O usuário continuará utilizando o plano contratado até o término do período já pago.

17.3. Encerrado esse período, a conta será convertida para o plano Free, salvo nova contratação.

17.4. Como o plano Free permite até 3 alunos ativos, o usuário deverá escolher quais alunos permanecerão ativos caso possua quantidade superior ao limite.

17.5. Os demais registros poderão ser arquivados ou tornados inativos de acordo com as funcionalidades e política de retenção vigentes.

17.6. Antes de qualquer eliminação definitiva decorrente exclusivamente da política de retenção da plataforma, deverão ser observadas as informações previamente fornecidas ao usuário e as obrigações legais aplicáveis.

18. Direitos dos Titulares

18.1. Os titulares poderão exercer os direitos previstos na legislação de proteção de dados, observados os requisitos e limites aplicáveis a cada solicitação.

18.2. Entre esses direitos poderão estar, conforme o caso:

• a) confirmação da existência de tratamento;
• b) acesso aos dados;
• c) correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• d) anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
• e) portabilidade, quando aplicável e regulamentada;
• f) informação sobre compartilhamento;
• g) informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e suas consequências, quando o tratamento depender dessa base;
• h) revogação do consentimento, quando aplicável; e
• i) demais direitos previstos pela legislação.

19. Solicitações dos Personal Trainers

19.1. O usuário da Kivoly poderá encaminhar solicitações relacionadas aos seus próprios dados por meio de:

contato@kivoly.com

19.2. A Kivoly poderá solicitar informações razoavelmente necessárias para confirmar a identidade do solicitante e proteger os dados contra acesso indevido.

19.3. A solicitação será analisada de acordo com o papel desempenhado pela Kivoly no respectivo tratamento e com os prazos e condições previstos na legislação aplicável.

20. Solicitações dos Alunos

20.1. Como o personal trainer atua, em regra, como controlador dos dados de seus alunos cadastrados na Kivoly, ele será o canal primário para solicitações relacionadas a esses dados.

20.2. O aluno poderá solicitar ao respectivo personal, conforme aplicável:

• a) acesso;
• b) correção;
• c) atualização;
• d) exclusão;
• e) informações sobre utilização de seus dados; e
• f) demais providências previstas na legislação.

20.3. Caso um aluno encaminhe solicitação diretamente à Kivoly pelo endereço contato@kivoly.com, a solicitação não será simplesmente ignorada ou recusada pelo fato de a Kivoly atuar como operadora.

20.4. A Kivoly poderá:

• a) receber e registrar a solicitação;
• b) identificar o personal trainer responsável pelos dados;
• c) encaminhar ou comunicar a solicitação ao controlador correspondente;
• d) auxiliar tecnicamente o controlador no atendimento; e
• e) adotar diretamente providências que lhe sejam legalmente exigíveis.

20.5. Poderão ser solicitadas informações necessárias para confirmar a identidade do solicitante e localizar o respectivo cadastro.

21. Segurança

21.1. A Kivoly buscará adotar medidas técnicas e administrativas adequadas aos riscos envolvidos no tratamento de dados pessoais.

21.2. Essas medidas poderão incluir, conforme a infraestrutura disponível:

• a) controle de acesso;
• b) autenticação;
• c) proteção de credenciais;
• d) segregação lógica de informações;
• e) registros técnicos e de segurança;
• f) gestão de fornecedores; e
• g) medidas de prevenção, detecção e resposta a incidentes.

21.3. Nenhum ambiente digital pode ser considerado absolutamente imune a incidentes.

21.4. Caso ocorra incidente de segurança envolvendo dados pessoais, a Kivoly adotará as medidas cabíveis conforme sua natureza, gravidade, papel no tratamento e obrigações previstos na legislação.

21.5. Quando atuar como operadora, a Kivoly deverá cooperar com o respectivo controlador na gestão de incidentes relacionados aos dados tratados em seu nome.

22. Registros de Acesso e Eventos

22.1. A Kivoly poderá tratar registros técnicos necessários à segurança e ao funcionamento da plataforma e manter os registros exigidos pela legislação aplicável.

22.2. Poderão ser registrados, conforme implementação técnica:

• a) acessos à plataforma;
• b) data e hora;
• c) informações necessárias à identificação técnica do acesso;
• d) eventos de segurança;
• e) aceite de Termos e Políticas;
• f) versão do documento aceito;
• g) cancelamentos;
• h) alterações relevantes da assinatura; e
• i) ações automatizadas relevantes.

22.3. A extensão concreta desses registros dependerá da implementação técnica e das obrigações legais aplicáveis.

23. Responsabilidade do Personal Trainer

23.1. O personal trainer é responsável por assegurar que possui fundamento legítimo para cadastrar e utilizar os dados de seus alunos.

23.2. O usuário deverá:

• a) fornecer aos alunos as informações de privacidade pelas quais seja responsável;
• b) respeitar solicitações legítimas dos titulares;
• c) manter dados adequados, relevantes e necessários;
• d) evitar coleta excessiva;
• e) proteger suas credenciais;
• f) não utilizar os dados para finalidades ilícitas ou incompatíveis; e
• g) observar as normas aplicáveis à sua própria atividade profissional.

23.3. A utilização da Kivoly não transfere automaticamente à plataforma todas as obrigações que pertencem ao personal enquanto controlador.

23.4. Da mesma forma, esta cláusula não elimina as responsabilidades próprias da Kivoly enquanto agente de tratamento.

24. Alterações de Finalidade ou Funcionalidade

24.1. A introdução de novas funcionalidades poderá modificar os tratamentos descritos nesta Política.

24.2. Alterações relevantes, especialmente aquelas que envolvam novas categorias de dados, dados pessoais sensíveis, novas funcionalidades de IA ou novas formas de compartilhamento, deverão ser avaliadas antes de sua implementação.

24.3. Caso a Kivoly passe futuramente a tratar dados relacionados à saúde, lesões, avaliações físicas, condições médicas ou outros dados pessoais sensíveis dos alunos, esta Política e a arquitetura jurídica e técnica do serviço deverão ser revisadas antes da disponibilização dessas funcionalidades.

25. Alterações desta Política

25.1. Esta Política poderá ser atualizada em razão de:

• a) mudanças na legislação;
• b) orientações regulatórias;
• c) alterações na plataforma;
• d) novos fornecedores;
• e) novas integrações;
• f) novas funcionalidades de IA; ou
• g) mudanças nas práticas de tratamento de dados.

25.2. A versão vigente deverá indicar a data da última atualização.

25.3. Alterações relevantes poderão ser comunicadas aos usuários por meio da plataforma, e-mail ou outro canal adequado.

25.4. Quando uma alteração exigir manifestação específica do titular ou usuário, a Kivoly adotará o mecanismo correspondente.

26. Contato e Privacidade

26.1. Dúvidas, solicitações ou comunicações relacionadas a esta Política ou ao tratamento de dados pessoais poderão ser encaminhadas para:

KMM Negócios Digitais LTDA
CNPJ: 67.798.836/0001-54
Plataforma: Kivoly
Site: kivoly.com
E-mail: contato@kivoly.com

26.2. Caso seja formalmente designado encarregado pelo tratamento de dados pessoais ou canal específico para privacidade, suas informações poderão ser disponibilizadas nesta Política e nos demais canais pertinentes.

27. Legislação Aplicável

27.1. Esta Política será interpretada de acordo com a legislação brasileira aplicável, especialmente a legislação de proteção de dados pessoais e as normas aplicáveis aos serviços prestados pela Kivoly.

27.2. Esta Política deve ser interpretada em conjunto com os Termos de Uso e Assinatura, a Política de Cookies e demais documentos aplicáveis à utilização da plataforma.